Køge Amatørscene Rotating Header Image

Referat af bestyrelsesmøde den 14 september 2017

Referat af bestyrelsesmøde d. 14 /09 2017
Fremmødte: Rasmus, Hother, Lisbeth, Dennis Afbud: Per, Merete
Pkt. Dagsorden Beslutninger Ansvarlige og frister

1 Meddelelser Vandskade den 13/9-17 kontaktet søren Hartmann chefen for bygningen, han fandt ud af at der var et afløb på taget der var spæret. Vandet var tæt på at nå gymnastiksalen men blev afværget i tide. I øjeblikket har vi VVS’ere, elektrikere, tømre hernede for tiden. Gymnastiksalen er færdig og skulle gerne være funktionel nu. VVS’erne er ved at lave ny vandforsyning, da den gamle er usikker. I forbindelse med denne vandforsynings fornyelse er der blevet vandført så det i fremtiden er muligt at have en kaffemaskine ude i baren.
Alle lamper m. bliver skiftet i gangen ovenpå. De giver desuden tilbud på el til scenen, da vi for tiden kun har en fase (2 er påkrævet). Estimatet er indtil videre 3-400.000 kr for dette, ETK betaler for dette forsikrer Hother.

Der er gode tilbagemeldinger for det nye kortbetalings-system. Foreløbige tal for billetsalget til Giro 413 er rigtige gode.

Lisbeth har skrevet og sendt flyers til 14 forskellige foreningen om hvorvidt de ville være interesserede i at se Giro 413. Hun har desuden inviteret alle i Køges kulturudvalg samt Borgmesteren og Marie Stærke (som allerede har meldt sin ankomst). Peter Steen (nuværende vært på Giro 413) nævnte desuden vores stykke i landsdækkende radio.

2 Godkendelse af Referat Referat godkendt.

3 Opfølgning på aftaler Hother og Rasmus var nede og tømme gulvet i lyskælderen søndag d. 10/9. Der mangler stadig en del sortering og oprydning, dette skal planlægges på et senere tidspunkt. Preben er blevet kontaktet og bliver involveret i et senere stadie af oprydningen og vil hjælpe med at sortere.

I forhold til optræden på Ølsemagle Sognegård d. 10/10. Der er blevet skrevet en forkortet udgave til denne lejlighed, og Lisbeth samt Hother vil tage ud og se hvor denne korte udgave skal forgå.

4a Opfølgning af Sdr. havnedag og Campus Søndre havnedag var en positiv og rar oplevelse.
Campus en lettere lad oplevelse. Vi fik vist ansigt og var til stede, men ingen større ting skete. Dagbladet nævnte desuden vores tilstedeværelse på torvet.

4b Mentorordning Hother har talt med 2 personer der har med integration af indvandre af gøre. Der er snak om at 1-2 personer kan komme herned under denne ordning. Dette har Hother understreget at dette skal ske under frivillighed. De 2 kontaktpersoner vender tilbage til Hother ved senere dato. Disse 2 personer ville i så fald skulle have en mentor at følges med.

4c Planlægning af ting der skal gøres på teatret (rekvisitter- lys/lyd- kostumerum- sminkerum Lys og lyd er det nuværende projekt der arbejdes med og dette aftales indbyrdes mellem Hother og Rasmus.

4d Planlægning af sæson BJU startede op onsdag d. 13/9 med stort fremmøde.
Der bliver sat et BJU julestykke op. Lisbeth og Thomas har bedt om hjælp til de omkringliggende praktiske opgaver vedrørende en juleafslutning (opsætning, blanding af godteposer mm.)
Hother synes desuden at en julefrokost for voksne medlemmer ville være en god ide.
Juleafslutningen er indtil videre planlagt til at være d. 16/12. Estimeret tidspunkt er kl 14-17. Dato og tidspunkter er stadig ’work in progress’.
Julefrokost bliver sat til d. 9/12, omkring kl 18.
Bestyrelsen står 100% for arrangementet d. 9/12.
Hother vil sende et nyhedsbrev ud for medlemmer med info om disse datoer når medlemsliste for BJU er færdigdannet.
Hother sørger for personale til bar og andet hjælp til Giro stykkerne.

5 Kassereren orienterer mobile- dankort Hother orienterer. Vi har fået indkøbt dankort automat. Den præcise % vi betaler per transaktion kan Hother ikke huske på stående fod, men vil ringe ind og hører snarest muligt.
Bankbeholdningen er 52.364,15 kr. Medlems indbetalinger for BJU er ikke med i dette tal.

6 BJU-repræsentanten orienterer Rasmus orienterer at BJU opstarten i går d. 13/09 gik rigtigt godt. Der var en rigtig god ånd og generelt god stemning. Det eksakte medlemstal er ikke kendt da det var lidt kaotisk med papir indmeldelser samt at vi fik flere familie tilmeldelser. Dette tal bliver præciseret i løbet af den næste uge.
Lisbeth supplerer at hun mener at alle gik derfra i går med svar på deres spørgsmål. Lisbeth tog et par billeder, som der ryger på hjemmesiden med en dertilhørende tekst,

7 Hjemmeside Listbeth sender et par billeder fra BJU opstarten som vil ryge på.
Hother forslår desuden at skrive at vi modtage betalinger på betalingskort.

8 Opsummering af indgået aftaler Hother, Dennis og Rasmus arbejder videre med lyskælderen d. 30/9 kl 10.
Rasmus kontakter iZettle med henblik på overblik over mobilpay funktionaliteten i den nye betalingsløsning.

9 Næste bestyrelsesmøde. Næste bestyrelsesmøde bliver d. 5/10 kl 19.

10 Evt. Lisbeth roser vores nye flyers. Hother mener desuden at vi også skal lade produktionshøjskolen trykke vores plakater. Lisbeth og Hother vil snart begynde at producere program til Giro 413, dette bliver også produceret af produktionshøjskolen. Hother har snakket med Gunnar fra produktionshøjskolen der vil sørge for blomster og blomsterkasser til Giro 413 forestillingen.
Billettelefonen er blevet langsom, derfor undersøges det om en af Hothers gamle telefoner kan dække dette behov for en ny telefon.

Hother vil undersøge hvad omkostningerne i KODA afgifter for Giro 413 forestillingerne vil blive.

Hother har fået et brev fra DATS angående nyt billetsystem, DATS billetten. Dette er et samarbejde mellem YouTickets og DATS, der giver mulighed for at købe billetter online i en allerede etableret webportal, med væsentlig rabat i forhold til normalen. Dette drøftes på et senere møde.
Hother har endnu ikke fået snakket med Morten Houmann endnu omkring samarbejde med andre scener.
Hother meddeler desuden at børn og unge konsulenten i DATS har interesse i at se nogle prøver/forestillinger fra BJU.

Referent: Rasmus